En la actualidad se considera a los sistemas de información como un valioso recurso para las organizaciones, debido a la importancia que tienen en la gestión administrativa y optimización de los procesos. De modo que disponer de una buena gestión en el uso de los sistemas de información se convierte en una estrategia que pueden utilizar las empresas para hacer frente a la competencia.
A través del presente ensayo, se describirán los elementos Sistema, Organización, Administración e Información, que son generalmente los fundamentos conceptuales de los Sistemas de Información. Así mismo, se presentarán los diferentes paradigmas a través de los cuales se vinculan estos fundamentos.
Inicialmente se debe definir los Sistemas de Información (SI), que de acuerdo a Laudon y Laudon (2004), son “un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización”. Sus fundamentos conceptuales, son: Sistema, Organización, Administración e Información, los cuales se derivan de todas las disciplinas que colocan su aporte para dar origen a los Sistemas de Información.
Cada uno de los fundamentos básicos del SI, tienen inmersos diversos conceptos, que dependiendo del paradigma a través de los cuales sean estudiados conllevara a una serie de tipificaciones de sus significados. Para esto es preciso explicar que es el pensamiento sistémico, y cómo a través de este se pueden interpretar las diferentes conceptualizaciones de los SI.
El pensamiento sistémico es la actitud que tenemos los seres humanos, que se basa en la percepción del mundo real en términos de totalidades para su análisis, comprensión y accionar. Es un conjunto de principios generales condensados que abarca campos diversos, es también un conjunto de herramientas y técnicas específicas.
El pensamiento sistémico se origina a mediados de los años 50, con la propuesta de Bertalanffy, quien exponía que este pensamiento es integrador, tanto en el análisis de las situaciones como en las conclusiones que nacen a partir de allí, proponiendo soluciones en las cuales se tienen que considerar diversos elementos y relaciones que conforman la estructura de lo que se define como “sistema”, así como también de todo aquello que conforma el entorno del sistema definido. La base filosófica que sustenta esta propuesta es la holística, que proviene del griego holos, que significa unidad, totalidad, todo.
Esta propuesta se fundamentaba en tres aspectos fundamentales: en primer lugar, que los fenómenos no pueden explicarse totalmente con la concepción mecanicista, propia de la ciencia clásica, en contraposición, las ciencias en conjunto, deberían estudiar estos fenómenos desde diferentes perspectivas. En segundo lugar, concebía la idea de que se debían integrar varias disciplinas independientes con el propósito de desarrollar las ciencias, dando paso a la creación de la Teoría General de Sistemas. Finalmente, defendían la idea de que, en pro de la humanidad, se debía desarrollar un pensamiento capaz de hacer frente a los diversos problemas que se presentan diariamente al hombre.
El pensamiento sistémico es una aproximación multidisciplinar a una serie de problemas que se han querido o creído distinguir en muy diversos campos del saber humano. Este objeto común recibe el nombre genérico de "sistema" y alrededor de él se desarrollan diferentes formas de paradigmas.
La propuesta de Bertalanffy ha sido estudiada por diversos científicos y filósofos, representantes de diversas áreas, y su evolución se puede describir en función del desarrollo de los diferentes paradigmas que son objeto de este ensayo. Estos paradigmas son, cibernético, perspectivista, constructivista y holista fenomenológico, y cada uno se fundamentan en diversos supuestos de la naturaleza de la realidad, y como conocerla, mediante los cuales cualquier fenómeno puede estudiarse. Específicamente, sistema, organización, administración e información, que son los supuestos que serán descritos en este ensayo.
El Paradigma Cibernético.
Se fundamenta en supuestos ontológicos realista y en una epistemología positivista estructuralista. De acuerdo al autor, los fundamentos básicos de SI bajo este paradigma, tienen los siguientes significados:
- Sistema, parte de la realidad asumida como totalidad de elementos que posee cuatro características básicas: emergencia, jerarquía, comunicación y control.
- Organización: Sistema sociotécnico cuyos elementos se combinan en una estructura adecuada para el alcance eficiente y racional de los objetivos establecidos para un ambiente determinado.
- Administración: Proceso racional de toma de decisiones, que conlleva a soluciones que satisfacen de manera suficiente más que óptima los problemas organizacionales.
- Información: Concepto con tres acepciones relacionadas: Probabilidad de ocurrencia de una señal, grado de orden de elementos y organización significativa de datos.
El Paradigma Perspectivista.
Se basa en una ontología interpretativa y epistemología antiposotivista. De acuerdo al autor, los fundamentos básicos de SI bajo este paradigma, tienen los siguientes significados:
- Sistema: Concepto de totalidad de elementos que posee cuatro características básicas: emergencia, jerarquía, comunicación y control.
- Organización: Unidad social en continua transformación, involucrada en alguna acción colectiva.
- Administración: Previsión, alcance o mantenimiento de relaciones de mayor aceptabilidad para los interesados y/o en la modificación o evasión de aquellas que no lo son, mediante la continua formulación, ejecución y evaluación de cursos de acción.
- Información: Datos sometidos al proceso humano de atribución de significado en un contexto cognitivo, espacial y temporal particular.
El Paradigma Constructivista.
Se fundamenta en una ontología nominalista y epistemología antipositivista. En el paradigma Constructivista los significados del SI quedan sujetos a lo siguiente:
- Sistema: Distinción en el lenguaje de un conjunto de elementos que conservan relaciones y que es aceptada en un dominio particular de explicación y realidad.
- Organización: Comunidad constituida como sistema de coordinaciones de acciones en el lenguaje, es decir, una red de conversaciones bajo ciertas emociones. Si tal emoción es la aceptación mutua (amor), la comunidad constituye un sistema social humano.
- Administración: Desarrollo de relaciones de aceptación mutua en un sistema social, que le permitan realizarse continuamente.
- Información: Resonancia en el lenguaje que permite que la emoción o estado de ánimo del interlocutor pase de duda o ignoracia a satisfacción o sentido para la acción.
El Paradigma Holístico Fenomenológico.
Se fundamenta en una ontología y epistemología holística fenomenológica. El Paradigma Holístico Fenomenológico conceptualiza los fundamentos de los SI de la siguiente forma:
- Sistema: Interpretación, es decir, aquella distinción de totalidad que acepta distintos modos de definirla, pero con la cualidad de que ninguno de ellos puede demostrar ser el único racionalmente posible.
- Organización: Formas de actividad humana cooperativa construida y reconstruida continuamente por los actores organizacionales y cuyo sentido es hacer un producto particular o prestar un servicio con excelencia.
- Administración: Favorecimiento del aprendizaje como fin último del trabajo y como medio representado en el debate entre interpretaciones distintas de la organización.
- Información: Unidad de significado que se distingue en un fondo comunicativo, es decir, totalidad de ideas que para un sujeto tiene sentido pues encaja con su contexto de expectativas comunicativas.
Luego de lo expuesto anteriormente, se puede decir, que para comprender el orden social, seria optimista pensar en un sistema global mundial en donde todos los componentes, macro y micro sistemas, subsistemas, energía, sinergia, relaciones y correlaciones estuviesen funcionando correctamente, con efectividad y eficiencia, con una ideología de calidad hacia mejorar y cambiar siempre para mejor, aunque presentando sus debilidades estructurales; sin embargo, este sistema idealizado aún no existe, porque hay un orden social en hacer las cosas, acuerdos entre las Naciones, incontables relaciones e interrelaciones entre países, transferencia de conocimiento, ciencia y tecnología, propuestas e intenciones de trabajo, todo en un intento único por prevalecer la existencia de la raza humana.
En todo caso, hombres y mujeres, han acordado que el enfoque sistémico, es la herramienta social, funcional y estructural para idealizar los diferentes constructos en los que se desenvuelven en sus relaciones sociales de producción, en la convivencia y en las negociaciones de poder, de consumo y de la acumulación del conocimiento, así como la deconstrucción de todo aquello que por obsolescencia, por esferas de poder y por poca trascendencia requiere ser desplazado para avanzar, para desarrollar y para crear los nuevos sistemas que den paso a innovaciones tecnológica y tendencias orientadas al éxito.
Entonces, está claro que los sistemas presentan múltiples fundamentos conceptuales que en común tienen procesos de negociación para acordar la convivencia y lograr los propósitos comunes que distinguen al subsistema social que es quien idea, planifica, construye y opera el sistema, ya sea en su rol de administrador, de operario o de receptor de los resultados de los procesos que son inherentes a cada sistema, aunque a veces, quien crea el sistema no es quien lo opera, en todo caso, existe un lenguaje expreso, para poder comprender la analogía entre la realidad concreta y la realidad sistémica.
El propósito conceptual del sistema viene a convertirse en una aproximación sistémica que intenta representar la realidad concreta de la mejor manera posible utilizando un lenguaje específico cuyos términos están definidos dentro de ese marco conceptual para poder ser receptor de lo que le interesa, es decir de la información ya sea en la misma mezcla del lenguaje o de un artefacto creado o de una idea, en fin de lo que sea, es simplemente una entrada para el sistema, luego serán los procesos internos y sus procesamientos operativos que darán cuenta de lo que han recibido y lo procesaran de acuerdo a su capacidad instalada y generando los resultados o salidas, todo esto, para que se retro alimente el sistema e impacte el medio ambiente que es el ámbito de actuación.
Ahora bien, actualmente, no existe una mejor manera de interpretar la organización que no sea a través del enfoque de sistemas y esto es, porque se han definido áreas gerenciales, administrativas y operacionales a través de la información que manejan, ya sea como sistema o como engranaje de los procesos internos, siendo su complejidad de acuerdo a la definición conceptual del sistema de información que refleja la realidad concreta que se quiere abstraer para obtener resultados ya sea desde una simulación o de una ejecución, en la que todos los esfuerzos se centran hacia el logro de los objetivos organizacionales, sean estos de cualquier tipo, corporativos, empresariales, Institucionales, de negocios, de competencias, manuales, informáticos.
Es importante comprender en todo caso que la teoría de la organización y el conocimiento administrativo han experimentado cambios fundamentales en años recientes. La información suministrada por las ciencias administrativas, sociales de la conducta ha prosperado a la teoría tradicional. Estos esfuerzos de conceptualización a veces han llevado a revelaciones opuestos. Sin embargo, surgió un enfoque que puede servir como base para lograr la convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como marco de referencia para la integración de la teoría organizacional moderna.
De tal forma que potencialmente, la humanidad ha encontrado que puede interrelacionar todo con el enfoque sistémico, claro con las debilidades propias del modelado y dependiendo de la capacidad que se le infiera al sistema para dar respuesta a lo que se espera; es decir, la información requerida, porque el mundo vive en la constante búsqueda, dominio y uso de la información; esto es, poder interrelacionar, toda la serie de relaciones interfuncionales entre todos los sistemas de información que son en sí misma, la representación de los sistemas organizacionales, que permiten plasmar todos los aspectos inherentes a las bondades y debilidades del sistema y, mejor aún, permite planificar aquellas acciones que pueden mejorar las incongruencias presentes, para enfrentar nuevas realidades en la sociedad que hacen que las organizaciones sientan la necesidad de cambiar. Esto, va en concordancia con los fundamentos conceptuales de los sistemas de información, que deben perfeccionarse para poder adaptarse a los cambios del medio ambiente debido a que debe existir una armonía entre el sistema y lo que lo rodea, eso decir su ámbito.
Pese a que los sistemas de información copian las debilidades de la realidad concreta, hablando organizacionalmente, también permiten el análisis funcional de los procesos que manejan la información, haciendo posible que estos mejoren bajo algún tipo de enfoque de mejoramiento continuo y si no ocurre así, entonces el sistema de información entra en crisis, perdiendo competencias o dejando de funcionar por obsolescencia o porque un nuevo conocimiento requiere de una nueva fundamentación para estar a la altura de lo que se requiere y poder obtener el fin único de cualquier sistema: Información, acompañada de todo el costo implícito en el resultado, atendiendo la oportunidad, hoy día, de tener indicadores de gestión, ya que se hace necesario que los sistemas de información generen resultados, pero se hace vital la eficiencia, el control de los costos y de tener alarmas que eviten tener desvíos no esperados que afecten a la larga el equilibrio eficiente del sistema.
Autores:
María Martínez
Arianny Noguera
Manuel Padrón
Nairobys Tineo
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